Tips para escribir correos o materiales para tu equipo

 

La palabra escrita se mantiene a un nivel más alto. Desafortunadamente, vivimos en un mundo de mayor velocidad y mayor demanda. Los pulgares se mueven en las pantallas, enviando mensajes que poco se parecen al español. Si bien esto pudiera ser aceptable en tweets, post y chats, en ciertos entornos, está mal visto en general. Considera tus propios supuestos acerca de una persona que envía un mensaje lleno de abreviaturas, acrónimos, palabras mal escritas o mal utilizadas, mayúsculas al azar y puntuación que parecen haber sido aplicadas con una escopeta en lugar de un teclado. ¿Es más o menos probable que tomes a esa persona en serio?

 

Todos estos escollos, sin embargo, pueden evitarse. Dominar la gramática y la puntuación requiere un estudio dedicado, pero no tienes que ser un experto en gramática para escribir con eficacia. Escribir en sí mismo es un arte que toma toda una vida dominar, pero no tienes que ser Shakespeare, Paz o García Márquez. Si nada más, la aplicación de las siguientes tres reglas te puede ayudar a evitar situaciones embarazosas.

 

1.- Siempre ten un propósito. Ciertamente podemos comunicarnos como amigos, pero si está actuando a título profesional, no debe salir ningún mensaje que no tenga un propósito específico. Puede ser para informar, educar o entretener. Sin embargo, los mensajes realmente efectivos deben ir más allá de estas generalidades. En su lugar, asegúrate de que cada mensaje que escribas tenga una llamada a la acción. Responde esta pregunta antes de sentarte a escribir: ¿Qué es lo que quiero que haga el lector? Debes ser específico acerca de la acción que deben tomar. "Comprar algo" puede ser el objetivo, pero puedes ser más específico. "Compra 200 PV de aceite esencial equis para esta fecha" te servirá mejor. Una vez que tengas ese llamado a la acción, escribe para apoyarlo.

 

2.- La regla de los múltiplos. Hay dos partes en esta regla. Lo primero es escribir siempre múltiples borradores. Después de tu primer borrador, regresa y haz correcciones y mejoras. Déjalo reposar, luego hazlo de nuevo. Repite tantas veces como sea necesario hasta que tengas el mensaje correcto. Luego consigue otro par de ojos para mirarlo. A veces no es lo mejor editar nuestros propios textos. Completamos los espacios en blanco y ocultamos los errores a medida que leemos lo que escribimos porque sabemos lo que queremos decir. Hacer que alguien más revise nuestro borrador antes de enviarlo ayuda a garantizar que entendamos nuestro punto de manera clara y coherente. Por lo tanto, planear en varios proyectos y múltiples ojos.

 

3.- El enfriamiento de 24 horas. A menudo respondemos a los mensajes en el calor del momento. Nos entusiasmamos con una nueva idea o programa, o simplemente tenemos que hacerle saber a alguien lo equivocado que está con respecto a un tema, así que nos sentamos y emitimos un mensaje. Estamos seguros de lo que queremos decir. Luego vemos el mensaje unos días después y nos damos cuenta de nuestro error.

 

La Regla de 24 horas establece que ningún mensaje debe salir sin tener primero un período de enfriamiento, preferiblemente al menos 24 horas. En ese momento, las emociones están bajo control y estamos pensando con mayor claridad. Podemos ver más objetivamente lo que estamos tratando de decir. Todos los autores profesionales observan esta regla. Incluso con los libros, los autores dejarán de lado lo que están escribiendo y volverán más tarde, a veces meses o incluso años más tarde. Con ojos nuevos, pueden juzgar mejor lo que han escrito, y lo mismo será cierto para ti.

 

Como dice el dicho, solo tienes una oportunidad de causar una primera impresión. Un mensaje mal escrito puede hundir tu barco. Te en cuenta estas tres reglas y evitarás la mayoría, tal vez no todas, pero al menos la mayoría de los errores que pueden hacer quedar mal.